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Il profilo operativo

 

Il primo passo della verifica riguarda l’esatta perimetrazione dei rami di attività finanziaria di cui il mediatore si occupa, le modalità della sua offerta, la consistenza e l’articolazione della rete di collaboratori.

 

Requisiti di professionalità e onorabilità


In ordine agli esponenti aziendali (in caso di società) nonché ai dipendenti e collaboratori a contatto con il pubblico, si verifica l’attività che il mediatore ha espletato nel tempo al fine di controllare i requisiti di onorabilità e di professionalità che le norme richiedono per i vari ruoli.


In particolare per i requisiti di onorabilità si rimanda alla Comunicazione n. 12/16. Per i requisiti di professionalità si accerta se il mediatore verifica l’adempimento degli obblighi di aggiornamento professionale.


Nel caso di carente attenzione nei predetti controlli, per una adeguata campionatura di soggetti si dà luogo al controllo della originaria sussistenza e della permanenza di tali requisiti.


Copertura assicurativa


Si verifica l’esistenza di un contratto assicurativo, in atto e per il recente passato, relativo alla responsabilità civile per i danni arrecati, nell’esercizio dell’attività, da condotte del mediatore e dei suoi dipendenti e collaboratori.


Sistema dei controlli


Va esaminato l’assetto organizzativo dei presìdi di controllo di cui la società si è dotata, tenendo peraltro sempre conto del c.d. “principio di proporzionalità” (cioè, in ragione della complessità organizzativa, dimensionale ed operativa), alla luce delle disposizioni di cui al D.M. 22.1.2014 n. 31 e delle Linee guida dell’Organismo dell’1.10.2014; va altresì verificata la predisposizione della relazione illustrativa sul sistema dei controlli, debitamente formalizzata.


La società di mediazione deve dotarsi di funzioni di controllo di secondo livello, finalizzate alla verifica della conformità dei comportamenti con gli obblighi normativi e regolamentari (compliance) ed al controllo dei rischi derivanti dallo svolgimento dell’attività aziendale (risk management). Sono cumulabili tra loro e possono anche essere attribuite al Responsabile Antiriciclaggio.


Si valutano i requisiti di competenza, autorevolezza e indipendenza dell’incaricato, il suo effettivo operato, le modalità con le quali riferisce le sue valutazioni critiche agli esponenti aziendali ed al Collegio Sindacale (ove esistente), la sua influenza nel far adottare le delibere correttive.


Le due funzioni di controllo di secondo livello in discorso - come anche la funzione antiriciclaggio - possono essere esternalizzate; in questo caso si procede a verificare l’esistenza di una formale delibera, il contenuto del contratto, i requisiti di competenza, autorevolezza e indipendenza del delegato, la nomina di un referente interno, l’effettiva attività di controllo svolta dal delegato, l’attenzione (anche proattiva) prestata dal referente interno.


Per le realtà aziendali con più di 20 dipendenti e collaboratori in contatto con il pubblico, deve essere istituita una funzione di revisione interna (internal audit), che è di terzo livello e non è cumulabile con le precedenti, finalizzata a valutare periodicamente il sistema dei controlli interni nonché a verificare in concreto la regolarità e a correttezza dell’operatività. Anche questa funzione può essere esternalizzata; nel caso, si procederà ad effettuare verifiche analoghe a quelle prima descritte.
Del Collegio Sindacale, ove esistente, si verificherà - anche attraverso l‘esame dei relativi verbali - quale concreto impegno esso abbia riservato, nel suo ruolo di organo di controllo, alla funzione di supervisione e di stimolo che gli è richiesta dalla normativa di settore.


Trasparenza nel rapporto di mediazione


Le competenze dell’Organismo nei confronti delle società di mediazione creditizia si estendono anche ai profili della trasparenza e della correttezza nei rapporti con il cliente (il richiedente il finanziamento).


Si verificano completezza e conformità della documentazione informativa pre-contrattuale, la sua fruibilità nelle varie modalità dell’offerta; si esamina un adeguato campione di contratti.


Trasparenza nel rapporto intermediato.


Si acquisisce copia delle eventuali convenzioni che la società di mediazione creditizia ha sottoscritto con gli intermediari finanziari, valutandone numero e contenuti.
Si valuta il concreto comportamento tenuto dal mediatore nell’offrire proposte al cliente, anche esaminando una adeguata campionatura di pratiche (andate a buon fine e non) e acquisendo notizia sulle modalità del caricamento dei dati sui gestionali dei vari intermediari finanziari.


Assetti organizzativi antiriciclaggio


Si verificano le modalità di identificazione del cliente nelle varie forme dell’offerta concretamente praticate dalla società. Per i clienti non persone fisiche si esamineranno le procedure per effettuare la c.d. “adeguata verifica” nonché il loro effettivo rispetto mediante una adeguata campionatura di casi concreti.


Si verificano l’avvenuta nomina del Responsabile Antiriciclaggio, i suoi requisiti di competenza, autorevolezza e indipendenza, l’effettivo operato, le modalità con cui riferisce le sue valutazioni critiche agli esponenti aziendali ed al Collegio Sindacale (ove esistente), la sua influenza nel far adottare le delibere correttive.


Si verifica se è stata deliberata una procedura per la emersione e valutazione delle operazione sospette e se viene effettuata una adeguata periodica formazione dei dipendenti e dei collaboratori.

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